こんにちは。ADDEVAの開発担当Nです。
今日からは、私が初めて海外工場の管理担当になって、”様々な初めて” を経験した当時のことを思い出し、海外出張に関連する記事を書いてみようと思います。少しでも皆様の参考になれば幸いです。
まず、海外出張が決まったら、航空券の手配よりも先に行うべきことは、以下の３つのポイントを確認することです。
BUSINESS TRIP COLUMN ― 海外出張を快適にする・入国準備編 ―
海外出張の準備。
パスポート・ビザ・電子渡航認証を確認
海外出張が決まったら、航空券やホテルを手配する前に、パスポートの残存期間、ビザ、電子渡航認証など、渡航先の入国条件を確認しておきましょう。
1. 海外出張前にパスポートの「残存期間」を確認する
パスポートの「残存期間」は、「有効期限」とは違うことに注意してください。
国によって、入国時に必要なパスポートの残存有効期間が決められています。
不足している場合はパスポートの更新が必要になるため、航空券やホテルを予約する前に確認することをおすすめします。
2. 海外出張でビザが必要か確認する
日本のパスポートでは、短期滞在なら多くの国へビザなしで入国できますが、すべての国ではありません。
海外出張の場合は、渡航先の商用での入国条件を確認してください。
3. 電子渡航認証・オンライン事前登録を確認する
「ビザ不要＝事前手続き不要」ではありません。
例えばアメリカでは、一定の条件でビザが免除される場合でも、ESTAによる電子渡航認証が必要です。
ビザが不要な国でも、電子渡航認証やオンラインでの事前登録が必要な場合があるため、あわせて確認してください。
海外出張の入国準備で注意したいこと
ポイントは以上となりますが、失敗しないための注意点を以下に書いておきます。
長期出張では、滞在日数に合ったビザを確認する
長期出張の場合は、滞在日数によって必要なビザの種類や、許可される滞在期間が変わることがあります。予定している滞在日数を必ず確認し、それに合ったビザを取得してください。許可された滞在期間を超えて滞在すると、不法滞在となり、出国時に問題が生じるだけでなく、その後の渡航に影響する場合もあります。
ビザを申請する前に、航空券の価格を確認する
航空券の価格は、時期や日程によって驚くほど変わります。数日ずらすだけで大きく価格が変わる場合もあります。日程を調整できる出張なら、希望日の前後も含めて航空券価格を確認してから、日程を固めてビザを申請することをおすすめします。
ビザには、渡航目的に応じた種類がある
ビザには、観光、商用、就労、留学など、渡航目的に応じてさまざまな種類があります。海外出張の場合は、まず商用での入国条件を確認してください。日本のパスポートでは、短期商用ならビザ不要の国もありますが、国や滞在期間によって条件は異なります。「日本人だからビザは不要だろう」と判断せず、渡航先ごとに確認するのが基本です。
商用と就労は、全く異なる
商談や会議、工場視察などは、一般に「商用」にあたります。一方、「就労」は、現地企業に雇用され、現地で継続して勤務するようなケースを指します。ただし、実際の区分は国や活動内容によって異なり、現地での作業や報酬の受け取りを伴う場合は就労ビザなどが必要になることがあります。海外出張では、現地で何をするのかを基準に入国条件を確認してください。
経由便の場合は、経由国の条件も確認する
直行便ではなく乗り継ぎ便を利用する場合は、目的地だけでなく、経由国の入国・乗り継ぎ条件も確認してください。国によっては、乗り継ぎだけでも入国手続きやビザ、電子渡航認証が必要になる場合があります。たとえばアメリカでは、他国へ向かう途中の乗り継ぎでも、ビザ免除プログラムを利用する場合はESTAが必要です。経由地がある航空券では、経由国についても必ず最新の公式情報を確認してください。
入国条件は頻繁に変わる
世界情勢だけでなく、感染症の流行、ビザ制度の変更、申請手続きのオンライン化などによっても変わります。以前行ったことのある国でも、「前回と同じ」と考えず、必ず最新の情報を確認してください。
AIで調べるなら、情報のソースまで確認する
最近はAIを使えば、ビザや入国条件について簡単に調べられるようになりました。ただし、AIが間違った情報や古い情報を示すこともあります。AIの回答だけで判断せず、その情報の出典まで確認することをおすすめします。特に入国条件については、外務省、渡航先の大使館・領事館、渡航先政府などの最新の公式情報で最終確認してください。
航空券の名義は、パスポート表記と一致させる
航空券を予約する際は、氏名をパスポートのローマ字表記どおりに入力してください。スペル違いや姓名の入力欄の取り違えがあると、搭乗時に問題になる場合があります。予約を確定する前に必ず確認してください。